Responsable administratif

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Are Agency | Schelle | Horaires flexibles, à temps partiel ou à temps plein

À propos d’Are Agency

Are Agency est une agence de marketing indépendante, entièrement détenue par ses fondateurs. Avec Simba Service, Swift Agency et Onlimited, nous formons un groupe comptant une équipe d’environ 24 personnes et plus. Depuis nos locaux situés à Schelle, nous travaillons aussi bien pour des PME locales que pour des entreprises internationales.

Le poste d’

En tant qu’Office Manager, vous êtes le bras droit de nos associés et l’interlocuteur privilégié au sein du cabinet. Vous veillez à ce qu’ils puissent se concentrer sur les clients, la croissance et la stratégie.

Les demandes, les dossiers et le suivi passent par vous. Vous préparez, présentez et assurez le suivi jusqu’à ce que tout soit mené à bien. Les associés prennent les décisions ; vous veillez à ce qu’ils puissent le faire rapidement et en toute connaissance de cause.

Quelles seront vos missions ?

Accueil et secrétariat

  • Vous répondez au téléphone et transférez les appels ou traitez vous-même les demandes.
  • Vous accueillez les visiteurs et réceptionnez les colis et les livraisons.
  • Vous êtes présent(e) au bureau afin qu’il y ait toujours une personne de contact.
Boîte mail et communication

  • Vous gérez les boîtes mail des partenaires : vous triez les messages, répondez à ceux que vous pouvez traiter vous-même et transférez ceux qui nécessitent une décision.
  • Vous veillez à ce qu’aucune demande ne reste en suspens et à ce que chaque question soit transmise à la bonne personne.
Préparer les questions et les décisions

  • Vous recueillez les questions de l’équipe et des intervenants externes qui nécessitent une décision de la part des associés.
  • Vous les préparez de manière à ce que les associés puissent se prononcer rapidement, puis vous transmettez la décision.
  • Vous tenez à jour la liste des points déjà tranchés et de ceux qui restent en suspens.
Suivi

  • Vous sollicitez des informations et des devis auprès des fournisseurs et des partenaires.
  • Vous vérifiez que les tâches assignées ont bien été menées à bien.
  • Vous participez aux réunions de concertation entre les partenaires et assurez le suivi des actions convenues.
Administration et dossiers

  • Vous gérez les dossiers d’assurance.
  • Vous recherchez des documents et les classez de manière ordonnée, tels que les procurations, les statuts et les documents relatifs aux appels d’offres.
  • Vous prenez en charge des tâches administratives, notamment dans le domaine des ressources humaines, telles que les formalités administratives liées aux embauches et aux départs.

Quel profil recherchons-nous ?

  • Vous êtes organisé(e) et savez gérer simultanément de nombreuses petites tâches.
  • Vous faites preuve de flexibilité et vous intervenez là où c’est nécessaire, même si cela n’était pas prévu.
  • Vous assurez le suivi sans qu’on ait à vous le demander, et vous menez les tâches à bien.
  • Vous communiquez de manière claire et fluide, au téléphone et par e-mail.
  • Vous faites preuve de discrétion : vous travaillez avec des boîtes mail, des contrats et des dossiers RH.
  • Vous avez suffisamment d’assurance pour participer aux réunions entre associés et en assurer le suivi.
  • Les débutants faisant preuve d’une bonne attitude sont les bienvenus. Une expérience dans un poste administratif ou d’assistanat est un atout.

Que proposons-nous ?

  • Un poste au plus près des partenaires, qui vous permettra de découvrir le fonctionnement d’une agence en pleine croissance et d’un groupe composé de quatre marques.
  • Un poste de travail fixe dans nos propres locaux, situés au 39 de la Provinciale Steenweg à Schelle.
  • Un mode de travail qui vous convient : flexible, à temps partiel ou à temps plein. Vos qualités priment ; nous définirons ensemble les modalités.
  • Une rémunération et des avantages extra-légaux conformes au marché.
  • Début : dès que possible

Cela vous intéresse ?

Veuillez envoyer votre CV et une brève lettre de motivation à indy@are-agency.be . Nous vous contacterons rapidement.

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